In den meisten Unternehmen ist Wissen kein knappes Gut. SharePoint wächst. Confluence füllt sich. Dokumentationen entstehen, Prozesse werden beschrieben, Erfahrungen irgendwo festgehalten. Das Volumen ist selten das Problem.
Das Problem zeigt sich erst im Alltag: wenn jemand zwanzig Minuten nach einem Dokument sucht, das eigentlich längst vorhanden sein müsste. Wenn eine Frage an den einen Kollegen geht, der „das bestimmt weiß“. Wenn eine neue Mitarbeiterin dasselbe Wissen mühsam rekonstruiert, das ihr Vorgänger bereits erarbeitet hatte.
Laut einer Statista-Studie im Auftrag von Kyocera verbringen 42 % der Büroangestellten in Deutschland und Österreich täglich mehr als 30 Minuten damit, relevante Informationen zu finden – und nur 46 % empfinden den Wissensaustausch in ihrem Unternehmen als strukturiert. Wissen im Unternehmen nutzbar zu machen ist damit für die meisten Organisationen kein gelöstes Problem, sondern ein täglicher Reibungsverlust.
Diese fünf Anzeichen helfen dabei einzuschätzen, ob das auch auf Ihr Unternehmen zutrifft.
- Informationen liegen in zu vielen Systemen – ohne Verbindung untereinander
Der typische Befund sieht so aus: SharePoint für Dokumente, Confluence für Projektnotizen, ein Fachsystem für Produktinformationen, ein weiteres für Servicedaten – und dazwischen E-Mails, in denen die eigentlich relevanten Entscheidungen stecken. Jedes System für sich macht Sinn. Zusammen ergeben sie kein kohärentes Bild.
Wer in dieser Landschaft nach einer Information sucht, muss zunächst entscheiden, wo überhaupt gesucht werden soll. Und wer nicht genau weiß, in welchem System eine Information abgelegt wurde, findet sie oft gar nicht – obwohl sie existiert.
Das eigentliche Problem: Nicht die Anzahl der Systeme, sondern das fehlende Verbindungsstück dazwischen. Wissen im Unternehmen nutzbar machen beginnt nicht mit einem neuen System, sondern damit, bestehende zu verbinden.
- Mitarbeitende verbringen mehr Zeit mit Suchen als mit Arbeiten
Die 30+ Minuten täglicher Suchzeit klingen zunächst überschaubar. Aufs Jahr gerechnet sind das jedoch mehr als 120 Stunden pro Person – rund drei Arbeitswochen, die nicht für die eigentliche Arbeit genutzt werden, sondern für die Suche nach Informationen, die längst vorhanden sein sollten.
Was dabei besonders schwer wiegt: Diese Zeit ist unsichtbar. Sie erscheint in keiner Auslastungsanalyse, erzeugt keine Fehlertickets und wird selten als strukturelles Problem erkannt. Stattdessen gilt sie als normaler Bestandteil der Arbeit – obwohl sie es nicht sein müsste.
Das eigentliche Problem: Suchzeit ist gebundene Arbeitszeit, die sich still und kontinuierlich summiert, ohne dass sie als Verlust sichtbar wird.
- Antworten hängen an einzelnen Personen statt am System
„Frag mal die Petra, die weiß das.“ Dieser Satz klingt nach funktionierender Zusammenarbeit. Tatsächlich beschreibt er ein strukturelles Risiko: Wissen, das nur in einzelnen Köpfen steckt, ist nicht skalierbar und nicht absicherbar. Es erzeugt Engpässe bei den Expertinnen und Experten, die ständig gefragt werden – und es geht verloren, sobald diese Personen das Unternehmen verlassen oder längere Zeit ausfallen.
In Branchen wie dem Maschinenbau, der Medizintechnik oder der Chemie, wo Fachkräfte mit jahrzehntelanger Erfahrung zunehmend in den Ruhestand gehen, ist das keine abstrakte Gefahr, sondern eine operative Realität, mit der viele Unternehmen heute schon umgehen müssen.
Das eigentliche Problem: Erfahrungswissen, das nicht dokumentiert und kontextuell verfügbar gemacht wurde, existiert für das Unternehmen faktisch nicht – auch wenn es in einzelnen Köpfen vorhanden ist.
- Dokumente sind auffindbar, aber ohne Kontext kaum verwendbar
Es gibt einen Unterschied zwischen einem Dokument, das gefunden werden kann, und einem Dokument, das tatsächlich verwendbar ist. Ein Servicehandbuch ohne Zuordnung zur richtigen Anlagenversion hilft dem Techniker vor Ort wenig. Eine Norm ohne Bezug zum Produkt, für das sie gilt, erzeugt Unsicherheit statt Orientierung. Eine Prozessbeschreibung ohne Hinweis auf ihren Gültigkeitsbereich wird im Zweifel ignoriert.
Wissen braucht Kontext, um nutzbar zu sein – eine Einordnung in Bezug auf Produkte, Projekte, Prozesse oder Systeme. Fehlt dieser Kontext, entsteht selbst bei vorhandenen Inhalten das Gefühl, nicht wirklich weiterzukommen.
Das eigentliche Problem: Isolierte Inhalte erzeugen Unsicherheit. Erst kontextualisiertes Wissen erzeugt Handlungsfähigkeit.
- Wissen erreicht die Menschen nicht dort, wo sie es brauchen
Ein Servicetechniker, der vor einer Anlage steht und erst ins Intranet wechseln muss, um die relevante Dokumentation zu finden. Eine Konstrukteurin, die bei der Arbeit an einem neuen Bauteil nicht automatisch sieht, welche Normen und Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten bereits vorliegen. Ein Kundenberater, der eine Frage nicht sofort beantworten kann, weil die Information zwar existiert, aber nicht in seinem Arbeitskontext sichtbar ist.
In allen drei Fällen ist das Wissen vorhanden. Es kommt nur nicht zur Person – die Person muss zum Wissen. Das klingt nach einer kleinen Nuance, bedeutet in der Praxis aber: Wissensmanagement funktioniert nur für diejenigen, die bereits wissen, wonach sie suchen müssen.
Das eigentliche Problem: Wissen, das aktiv gesucht werden muss, entfaltet nur einen Bruchteil seines Potenzials. Wissen, das zur richtigen Zeit am richtigen Ort sichtbar wird, verändert die Art, wie Arbeit funktioniert.
Was diese fünf Anzeichen gemeinsam haben
Sie beschreiben kein Technologieproblem und kein Disziplinproblem. Sie beschreiben ein Strukturproblem: Wissen ist in vielen Unternehmen gespeichert, aber nicht verbunden. Es ist vorhanden, aber nicht im richtigen Kontext verfügbar. Es existiert – aber es erreicht die Menschen nicht, die es brauchen.
Wissen im Unternehmen wirklich nutzbar zu machen bedeutet deshalb nicht, ein weiteres System einzuführen. Es bedeutet, vorhandene Systeme zu verbinden, Inhalte in Kontext zu setzen und Wissen dort sichtbar zu machen, wo Entscheidungen getroffen, Probleme gelöst und Produkte entwickelt werden.
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