Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

DOCUFY GmbH
Kirschäckerstraße 27
96052 Bamberg
Deutschland

Telefon: +49 951 20859-6
E-Mail: info@docufy.de

Die vollständigen Angaben zum Anbieter findest Du im Impressum.

2. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft über die zu Dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), auf Datenübertragbarkeit (Art. 20) und auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21).

Eine erteilte Einwilligung kannst Du jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf wirkt für die Zukunft; die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Für Cookies und eingebundene Dienste genügt dafür der Link „Cookie-Einstellungen" am Ende jeder Seite.

Für alle anderen Anliegen schreib uns an info@docufy.de.

3. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Du der Ansicht bist, dass wir Deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst Du Dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

4. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf einer Seite überträgt Dein Browser technisch notwendige Daten an unseren Server. Unser Hoster protokolliert dabei die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit, die übertragene Datenmenge, den Status der Auslieferung, die verweisende Seite, Browser und Betriebssystem sowie die IP-Adresse.

Diese Protokolle sind für den sicheren Betrieb notwendig — ohne sie ließen sich Störungen und Angriffe nicht erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden und sicheren Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

Hosting: Die Website wird bei einem Dienstleister in Deutschland betrieben. Mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

5. Cookies und Einwilligung

Wir setzen nur solche Cookies ohne Deine Einwilligung ein, die für den Betrieb der Seite unbedingt erforderlich sind — etwa um Deine Auswahl im Einwilligungsbanner zu speichern oder eine Anmeldung im internen Bereich aufrechtzuerhalten. Grundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG.

Alles Weitere läuft erst nach Deiner ausdrücklichen Zustimmung. Bis dahin werden die betroffenen Skripte gar nicht ausgeführt; sie stehen im Quelltext als inaktiver Platzhalter. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zwei Verfahren laufen ohne Einwilligung: unsere eigene Zählung auf dem Server, weil dabei nichts auf Deinem Gerät gespeichert wird (Abschnitt 13), und derzeit die Produktanalyse PostHog, die im Einwilligungsfenster den notwendigen Diensten zugeordnet ist (Abschnitt 11).

Welche Dienste dahinterstehen:
Notwendig — Speicherung Deiner Auswahl im Einwilligungsfenster, Anmeldung im internen Bereich, unsere eigene Zählung (Abschnitt 13) und derzeit PostHog (Abschnitt 11).
Statistik — Google Analytics 4 (Abschnitt 9) und Google Tag Manager (Abschnitt 10).
Marketing — HubSpot (Abschnitt 7) samt der darüber geladenen Werbe-Pixel von Meta, LinkedIn und Google Ads (Abschnitt 8) sowie die Unternehmenserkennung Apollo (Abschnitt 12).
Externe Medien — eingebettete Videos von YouTube (Abschnitt 17).

Deine Entscheidung wird lokal in Deinem Browser gespeichert und lässt sich jederzeit über „Cookie-Einstellungen" am Seitenende ändern.

6. Kontakt-, Demo- und Download-Formulare

Wenn Du ein Formular abschickst, verarbeiten wir die Angaben, die Du eingibst — je nach Formular Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefonnummer und Deine Nachricht. Wir speichern zusätzlich den Zeitpunkt, den Wortlaut der Einwilligung, der Dir angezeigt wurde, und einen verkürzten, nicht rückrechenbaren Prüfwert Deiner IP-Adresse zur Abwehr automatisierter Einsendungen. Die IP-Adresse selbst speichern wir dabei nicht im Klartext.

Wir nutzen diese Daten, um Deine Anfrage zu beantworten und — sofern Du eingewilligt hast — um Dir Informationen zu JUNOfy zuzusenden. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beziehungsweise Deine Einwilligung (lit. a).

Anfragen bewahren wir auf, solange wir sie zur Bearbeitung und für Rückfragen benötigen, längstens jedoch bis zum Ablauf der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

7. HubSpot (CRM und Formulare)

Für unsere Formulare und die Betreuung von Anfragen setzen wir HubSpot ein, einen Dienst der HubSpot Ireland Limited, Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland. Die Daten werden in der Europäischen Union verarbeitet.

HubSpot setzt Cookies und erfasst Nutzungsdaten, um Anfragen einem Kontaktdatensatz zuzuordnen und die Wirksamkeit unserer Inhalte zu messen. Das geschieht nur, wenn Du der Kategorie „Marketing" zugestimmt hast. Ohne Zustimmung wird das HubSpot-Skript nicht geladen; Formulare funktionieren dann über unseren eigenen Versandweg.

Der HubSpot-Ladecode holt zusätzlich einen Werbe-Pixel-Dienst von HubSpot nach, der die Pixel von Meta, LinkedIn und Google Ads einbindet. Was das bedeutet, steht im nächsten Abschnitt.

Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Mit HubSpot besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

8. Werbe-Pixel: Meta, LinkedIn und Google Ads

Wenn Du der Kategorie „Marketing" zustimmst, lädt der HubSpot-Tracking-Code über die Funktion „HubSpot Ads" zusätzlich die Werbe-Pixel der folgenden Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited (Meta-/Facebook-Pixel), LinkedIn Ireland Unlimited Company (LinkedIn Insight Tag) und Google Ireland Limited (Google Ads). Welche davon aktiv sind, hängt davon ab, welche Werbekonten in unserem HubSpot-Konto verbunden sind.

Diese Pixel erhalten den Aufruf der Seite, deren Adresse, Deine IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät und setzen eigene Kennungen in Deinem Browser (unter anderem „_fbp“ für Meta und „_gcl_au“ für Google Ads, jeweils rund drei Monate). Zweck ist die Aussteuerung von Werbeanzeigen und die Messung, ob eine Anzeige zu einem Besuch oder einer Anfrage geführt hat. Dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen; die Grundlagen dafür stehen in Abschnitt 18.

Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Zustimmung zur Kategorie „Marketing" wird keiner dieser Pixel geladen — sie hängen vollständig am HubSpot-Skript, das ohne Einwilligung nicht ausgeführt wird. Deine Auswahl kannst Du jederzeit über „Cookie-Einstellungen" am Seitenende widerrufen.

9. Google Analytics 4

Zur Reichweitenmessung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden Nutzungsdaten wie besuchte Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort auf Länderebene, Gerätetyp und die verkürzte IP-Adresse verarbeitet.

Das Skript wird ausschließlich nach Deiner Einwilligung geladen. Eine Übermittlung in die USA an Google LLC ist dabei nicht ausgeschlossen; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Übermittlung).

10. Google Tag Manager

Wir setzen den Google Tag Manager der Google Ireland Limited ein (Container GTM-WBHL32DW). Der Tag Manager misst selbst nichts — er ist ein Verwaltungswerkzeug, das nur die Skripte lädt, die in seinem Container hinterlegt sind. In unserem Container ist derzeit kein einziges Tag hinterlegt (Stand 8. September 2026); es wird über ihn also nichts weiter geladen. Das kann sich ändern, ohne dass sich der Code dieser Website ändert — deshalb nennen wir ihn hier eigens.

Beim Laden übermittelt der Tag Manager Deine IP-Adresse und Angaben zu Browser und Gerät an Google. Das Skript wird ausschließlich nach Deiner Einwilligung geladen. Wir setzen dabei den Google-Einwilligungsmodus ein: Vor Deiner Zustimmung stehen alle Google-Signale ausdrücklich auf „abgelehnt", und freigegeben wird nur, was zu der Kategorie passt, der Du zugestimmt hast — eine Zustimmung zur Statistik gibt keine Werbe-Signale frei. Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

11. PostHog (Produktanalyse)

Zur Produktanalyse setzen wir PostHog ein, einen Dienst der PostHog, Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA. Die Verarbeitung findet in der europäischen Cloud von PostHog statt (eu.i.posthog.com). Erfasst werden aufgerufene Seiten, Klickwege, Verweildauer, Browser, Betriebssystem, Bildschirmgröße, die Herkunftsseite, eine aus der IP-Adresse abgeleitete grobe Ortsangabe sowie eine im Browser gespeicherte Kennung, mit der ein wiederkehrender Besuch erkannt wird. Ein Personenprofil legen wir für gewöhnliche Besucherinnen und Besucher nicht an; diese Funktion ist auf angemeldete Personen beschränkt (Einstellung „identified_only“).

Wann geladen wird: PostHog ist im Einwilligungsfenster derzeit den für den Betrieb notwendigen Diensten zugeordnet und wird deshalb bei jedem Seitenaufruf geladen, ohne dass Du gesondert zustimmst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, Abbrüche und Fehlbedienungen zu erkennen und dieses Angebot zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) — schreib uns dafür an info@docufy.de. Zur Übermittlung in Drittländer siehe Abschnitt 18.

12. Apollo (Erkennung besuchender Unternehmen)

Wir setzen den Website-Tracker von Apollo.io, Inc., 535 Mission Street, San Francisco, CA 94105, USA, ein. Er löst Deine IP-Adresse zu einem Unternehmen auf und gleicht dieses gegen die Firmendatenbank von Apollo ab. Der Zweck ist es zu erkennen, welche Unternehmen unsere Seiten ansehen — nicht, welche Personen. Die Auswertung findet ausschließlich auf Firmenebene statt; die Ausbaustufe, die einen Besuch einer namentlich bekannten Person zuordnet, ist bei uns nicht eingerichtet.

Übermittelt werden Deine IP-Adresse, die aufgerufene Seite und Angaben zu Browser und Gerät; Apollo setzt dabei eigene Kennungen in Deinem Browser. Das Skript wird ausschließlich nach Deiner Einwilligung in die Kategorie „Marketing" geladen. Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 18. Unabhängig davon schlagen wir bei einer Formularanfrage die Firmendomain aus Deiner E-Mail-Adresse bei Apollo nach; das geschieht auf unserem Server, ohne Code in Deinem Browser und ohne Cookie.

13. Eigene Reichweitenmessung

Zusätzlich zählen wir auf unserem eigenen Server, welche Seiten aufgerufen werden. Gespeichert werden die Stunde des Aufrufs, die Seite, die Sprache, der Gerätetyp und die Herkunftsseite — kein Name, keine IP-Adresse, kein Cookie. Damit wir Aufrufe von Besucherinnen und Besuchern unterscheiden können, bilden wir aus Deiner IP-Adresse und Deiner Browserkennung einen Prüfwert. Der Schlüssel dafür wird jede Nacht neu erzeugt und überschreibt den des Vortages: Innerhalb eines Tages wirst Du dadurch wiedererkannt, darüber hinaus nicht mehr — der Wert ist danach aus keiner Adresse mehr nachrechenbar. In der Auswertung bleibt am Ende nur eine Anzahl stehen. Bei diesem Verfahren werden keine Daten an Dritte übermittelt; es läuft vollständig auf unserem Server in Deutschland.

Diese eigene Zählung läuft ohne Einwilligung, weil dabei weder etwas auf Deinem Gerät gespeichert noch von dort ausgelesen wird — § 25 TDDDG ist deshalb nicht einschlägig. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Erfolgskontrolle (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bekannte Suchmaschinen und angemeldete Mitarbeitende zählen wir nicht mit. Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

14. KI-Assistent

Auf dieser Website kannst Du Fragen an einen KI-Assistenten stellen. Er beantwortet sie ausschließlich aus den Inhalten dieser Website und aus einer von uns gepflegten Wissenssammlung.

Was gespeichert wird: Deine Frage, die erzeugte Antwort und die verwendeten Quellen — jeweils in einer Fassung, aus der wir E-Mail-Adressen und Telefonnummern automatisch entfernen, bevor sie abgelegt wird. Dazu kommt derselbe verkürzte Prüfwert Deiner IP-Adresse wie bei den Formularen, um Missbrauch zu begrenzen. Deine Fragen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Wer die Anfrage verarbeitet: Für die Erzeugung der Antwort übermitteln wir Deine Frage zusammen mit passenden Textauszügen unserer Website an unseren Modellanbieter OpenRouter, Inc. (USA). Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Standardvertragsklauseln; die Daten werden dort nicht zum Modelltraining genutzt.

Wie lange: Die gespeicherten Fragen und Antworten löschen wir automatisch nach 90 Tagen. Danach behalten wir nur noch Summenwerte ohne Bezug zu einzelnen Anfragen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran, Besucherfragen unmittelbar zu beantworten und unser Angebot zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Der Assistent ist freiwillig — wer ihn nicht nutzt, für den entsteht keine dieser Daten.

15. Chat mit einem Menschen

Wenn aus Deiner Frage hervorgeht, dass ein persönliches Gespräch weiterhilft, bieten wir Dir an, den Chat an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter zu übergeben. Das geschieht ausschließlich, wenn Du ausdrücklich zustimmst.

Erst mit Deiner Zustimmung wird der Gesprächsverlauf im Klartext gespeichert und für die betreuende Person sichtbar — vorher sieht sie nur, dass jemand ein Gespräch wünscht. Wir speichern dabei den Wortlaut der Einwilligung, die Dir angezeigt wurde.

Wie lange: Der Klartext des Gesprächs wird nach 7 Tagen gelöscht. Widerrufst Du Deine Zustimmung während des Gesprächs, löschen wir ihn sofort.

Danach behalten wir eine anonyme Zusammenfassung der von Dir gestellten Fragen, um unser Produkt und diesen Chat zu verbessern. Sie enthält weder Namen noch Kontaktdaten, keinen Prüfwert Deiner IP-Adresse, keine Gesprächskennung und keine Uhrzeit — ein Bezug zu Dir ist daraus nicht herstellbar. Bei einem Widerruf entsteht auch diese Zusammenfassung nicht.

Rechtsgrundlage: Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und, für das Speichern im Browser während des Gesprächs, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — der Speicher entsteht erst in dem Moment, in dem Du den Chat ausdrücklich wünschst.

16. Wunsch- und Feedback-Funktion

An einigen Stellen kannst Du uns einen Verbesserungswunsch zu dieser Website schicken. Übertragen werden dabei Dein Text, die betroffene Stelle der Seite sowie Angaben zu Browser, Betriebssystem und Bildschirmgröße — Letztere, weil sich Darstellungsfehler ohne sie nicht nachvollziehen lassen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

17. Eingebettete Videos

Auf einzelnen Seiten binden wir Videos von YouTube (Google Ireland Limited) ein. Der Rahmen wird erst geladen, wenn Du ihn anklickst und der Kategorie „Externe Medien" zugestimmt hast. Vorher wird keine Verbindung zu Google hergestellt und es werden keine Cookies gesetzt. Rechtsgrundlage ist Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

18. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Personenbezogene Daten geben wir nur weiter, soweit es zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist oder Du eingewilligt hast. Empfänger sind: unser Hosting-Dienstleister in Deutschland, HubSpot Ireland Limited, Google Ireland Limited (Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads, eingebettete YouTube-Videos), Meta Platforms Ireland Limited, LinkedIn Ireland Unlimited Company, PostHog, Inc. (Verarbeitung in der EU-Cloud), Apollo.io, Inc. und OpenRouter, Inc. (Sprachmodell des KI-Assistenten).

Soweit dabei Daten in die USA gelangen können, stützen wir dies auf eine Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen.

19. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen. Konkret: Server-Protokolle wenige Tage, Fragen an den KI-Assistenten 90 Tage, Klartext eines betreuten Chats 7 Tage, Anfragen aus Formularen bis zum Abschluss der Bearbeitung und darüber hinaus im Rahmen der handels- und steuerrechtlichen Fristen.

20. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa weil ein Dienst hinzukommt oder wegfällt. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 8. September 2026